Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Uudenmaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus
PL 36
00521 Helsinki

sähköpostiosoite: kotoutumisentukena(at)ely-keskus.fi
puhelinnumero: 029 5021000

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Milla Mäkilä
projektipäällikkö

Järjestöistä voimaa kotoutumiseen -hanke
Työllisyys, työvoiman kehittäminen ja kotouttaminen –yksikkö
Uudenmaan ELY-keskus, PL 36, 00521 Helsinki

3. Rekisterin nimi

kotoutumisentukena.fi-verkkopalvelu (jäljempänä palvelu)

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteri on Uudenmaan ELY-keskuksen hallinnoiman palvelun käyttäjärekisteri. Rekisterin avulla pidetään yllä tietoa niistä käyttäjistä, jotka ovat ottaneet palvelun käyttöönsä. Palveluun rekisteröityneistä käyttäjistä muodostuu EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (EU 2016/679) tarkoitettu rekisteri. Palvelun käyttäjiltä pyydetään suostumus henkilötietojen käsittelyyn ennen palvelun käyttöönottoa.

Henkilötietoja käsitellään ja tallennetaan seuraaviin käyttötarkoituksiin:

  • käyttäjien tunnistamista varten palveluun kirjautumisen yhteydessä
  • palvelun mahdollisten toimintavirheiden sekä tietoturvauhkien ja -loukkausten selvittämiseen
  • em. tilanteita tai palvelun käyttöä koskevien viestien toimittamiseen käyttäjille
  • palvelun analytiikan seuraamiseen

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterin sisältö koostuu henkilötiedoista, organisaatioiden tiedoista ja käyttäjän laatimien julkaistujen ilmoitusten tiedoista.

Henkilötiedoista tallennetaan Palvelun käyttäjärekisteriin seuraavat tiedot:

(*=pakollinen tieto)

  • Etunimi*
  • Sukunimi*
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite* oma@osoite.fi
  • IP-osoite*

Organisaation kaikki käyttäjät näkevät oman organisaationsa tiedoissa organisaationsa pääkäyttäjien nimet. Oikeus on välttämätön, jotta käyttäjät voivat palvelun käyttöön liittyvissä ongelmatilanteissa ottaa yhteyttä organisaationsa pääkäyttäjään.

Organisaation pääkäyttäjillä on oikeus katsella oman organisaationsa kaikkien käyttäjien tietoja. Oikeus on välttämätön, jotta pääkäyttäjät voivat palvelun käyttöön liittyvissä ongelmatilanteissa ottaa yhteyttä organisaationsa käyttäjiin.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tietolähteitä ovat palvelua käyttävät henkilöt itse.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Palvelussa olevia henkilötietoja tai muita tietoja ei luovuteta viranomaiselle tai muulle taholle ilman palvelua käyttävän tai hänen valtuuttamansa tahon suostumusta.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta eteenpäin. Palvelun käyttäjärekisteristä ei tehdä tietojen luovutuksia EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Palvelussa oleviin tietoihin ja asiakirjoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joita asia koskee tai joilla on asian käsittelyyn edellyttämä valtuus. Tunnistautuminen palveluun tapahtuu käyttäjätunnuksen (sähköpostiosoite) ja salasanan avulla. Salasanan tulee olla vähintään 12 merkkiä pitkiä ja siinä tulee olla vähintään yksi iso kirjain sekä erikoismerkki.

Palveluun tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät Uudenmaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksessa tai Uudenmaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen valtuuttamat kolmannen tahon työtekijät.

Rekisteritietoja voivat tarkastella palvelun ylläpitäjä ja organisaation pääkäyttäjä(t). Jokainen rekisteröitynyt käyttäjä voi tarkastella omia tietojaan.

10. Tietoryhmien poistamisen määräajat

Lähtökohtaisesti palvelun käyttöoikeus ovat voimassa, kunnes käyttäjä poistaa käyttöoikeutensa tai pyytää sen poistoa. Kun käyttäjä poistaa käyttäjätunnuksensa tai pyytää sen poistoa, hän ei voi enää kirjautua kotoutumisentukena.fi palveluun. Palvelun tekninen ylläpitäjä poistaa käyttäjätunnukset kuukausittain ja anonymisoi samalla palveluun tallentuneet käyttäjän tiedot. Käyttäjän kotoutumisentukena.fi-palveluun tekemät toiminta- ja tapahtumailmoitukset jäävät edelleen palveluun, jos hän ei ole niitä itse poistanut.

11. Tarkastusoikeus ja tietojen pyytäminen

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 20 mukaan rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Käyttäjä voi tarkistaa omat rekisteritietonsa suoraan kirjautumalla palveluun (omat tiedot, organisaation tiedot).

12. Tiedon korjaamisoikeus ja oikeus tietojen poistamiseen

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 16 mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Käyttäjä voi itse korjata virheelliset henkilötiedot palvelussa (omat tiedot).

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 17 mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, ja rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen että jokin seuraavista perusteista täyttyy:
a) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
b) rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut artikla 6 1 kohdan a alakohdan tai artikla 9 2 kohdan a alakohdan mukaisesti, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
c) rekisteröity vastustaa käsittelyä artikla 21 1 kohdan nojalla eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa käsittelyä artikla 21 2 kohdan nojalla;
d) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti;
e) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi;
f) henkilötiedot on kerätty artikla 8 1 kohdassa tarkoitetun tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä.

13. Muut mahdolliset oikeudet

Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta eikä henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

14. Evästeiden käyttö

Palvelussa käytetään evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa palvelun tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käyttö mahdollistaa sen, että palvelun käyttäjille voidaan tarjota yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita. Mikäli palvelun käyttäjä ei halua sallia evästeiden käyttöä, voidaan tämä estää Internet-selaimen asetuksista. On syytä huomioida, että evästeet voivat olla tarpeellisia palvelun joidenkin osien toimimiselle.

15. Lokitiedostot

Palvelun käytöstä kootaan lokitiedostoja, joihin kirjataan tietoturvaan sekä palvelun toimintaan liittyviä tapahtumarivejä. Lokitiedostoon tallennetut tiedot eivät sisällä käyttäjän tallentamaa tietoa, käyttäjätiedoista tallennetaan ainoastaan koneellinen tunnus ja IP-osoite. Lokitiedoston tietoja käytetään ainoastaan Palvelun mahdollisten toimintavirheiden sekä tietoturvauhkien ja -loukkausten selvittämiseen. Pääsy lokitiedostoihin on sallittu vain niille henkilöille, jotka osallistuvat edellä kuvattujen ongelmien selvittämiseen.

16. Henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tai kantelu
Tarvittaessa voit valittaa tai tehdä kantelun tietojesi käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.
Tietosuoja.fi